On a toujours considéré au bureau la technologie comme un moyen et pas comme une finalité. Un moyen qui permet d’avoir une vie professionnelle plus agréable, d’avoir un bureau qui fonctionne de manière plus efficace et des clients plus heureux.
Pour ce faire, nous avons mis en place 4 outils qui améliorent l’efficience des échanges avec les clients. Bien sûr, en plus, il y a un site web, Facebook, Twitter et les SMS automatisés pour rappeler les échéances et donner des nouvelles ( fiscales ou autres ) importantes. En interne, on a un système de ticketting pour gérer les demandes, et un réseau social pour faire circuler les informations.
Les 4 outils suivants ( simples, efficaces, gratuits et sécurisés ) ont été mis en place :
1. la prise de rdv en ligne
Quoi de plus embêtant que de devoir téléphoner pour fixer un rdv ? Il faut téléphoner durant les heures de bureau et avoir son propre agenda avec soi. Que dire s’il faut réunir 3 ou 4 personnes ?
Pour fixer un rdv ( 24 h sur 24 ), rdv ( c’est le cas de le dire… ) à l’adresse http://rdv.questionfiscale.be. Vous y verrez toutes les disponibilités, mises à jour en temps réel, et vous pourrez choisir un rdv au bureau, un rdv à l’extérieur voire un webmeeting.
Vous pourrez même choisir des rdv périodiques ( une fois pas mois, par trimestre, une fois par an ). Bref, vous pouvez déjà planifier tous les rdv de l’année suivante.
Après avoir fixé un rdv, vous recevrez un mail. La veille, un nouveau mail et un SMS vous seront envoyés.
2. envoyer des fichiers au bureau
Le temps où la seule manière de remettre ses documents était d’apporter son classeur ( ou une boîte à chaussures remplie de papiers… ) est révolu.
Désormais, vous pouvez envoyer vos documents en format pdf ( ou jpg, parce qu’il a bien fallu… ) via l’adresse http://cloud.questionfiscale.be.
– 24 heures sur 24
– sans login
– sans mot de passe
– sans devoir nous avertir
– avec deux confirmations de dépôt ( une lors de l’envoi et une après réception des fichiers chez nous )
Les fichiers arrivent chez nous, sur une machine hébergée dans une armoire sécurisée dans un local accessible par un code ( et protégé par une alarme et une caméra ).
Si quelqu’un devait quand même l’emporter, il n’aurait pas assez de plusieurs siècles pour trouver la clé pour accéder aux fichiers.
Nous croyons tellement à cette solution que nous avons développé un site pour expliquer comment dématérialiser ( http://www.dematerialisationcomptable.be )
3. l’accès aux documents par chaque client
On doit vous l’avouer : on déteste les documents papiers, et on préfère les armoires vides que pleines.
Cela fait 15 ans que l’on scanne tous les documents, et ça représente des centaines de milliers de documents ( 409.575 à la date d’écriture de cet article pour être précis ).
Le facteur n’a pas fini sa tournée que les courriers sont déjà dématérialisés ( et détruits … )
Chaque client a donc accès à tous les pdf de son dossier. Les fichiers sont hébergés sur un NAS Synology dédié uniquement à cet effet, protégé aussi par un certificat et accessible à l’adresse https://espaceclient.questionfiscale.be. Dans la même armoire et le même local que l’autre…
Nous ne connaissons aucun mot de passe, mais chacun a la possibilité d’en choisir un à tout moment.
C’est bien d’héberger des fichiers mais encore faut-il que les clients en soient avertis : chaque matin, à 8 heures, dès qu’un nouveau fichier existe, chaque client reçoit un mail avec la liste des nouveaux fichiers.
4. les fichiers coda
Les fichiers coda sont des fichiers codifiés qui nous sont envoyés par le prestataire de services codabox ( www.codabox.com ).
Un fichier coda, c’est un ( j’allais écrire « bête »… ) fichier texte qui reprend toutes les données des extraits de compte. On les reçoit chaque jour dès que le client nous a autorisés à les recevoir.
On y trouve notre compte à utiliser cette solution, et c’est la raison pour laquelle on en supporte nous-mêmes les coûts.
Une fois les coda reçus, il n’est plus nécessaire de nous remettre les extraits de compte, même ces extraits sont envoyés comme avant.
Un client pensait qu’avec toutes ces technologies, on allait se voir moins. Quelle est la valeur ajoutée d’une visite au bureau pour déposer sa boîte à chaussures ? Elle est sans doute nulle, sauf pour l’environnement…
Au contraire, nous comptons voir nos clients plus et plus souvent, dans des échanges plus riches et plus utiles.
Je vous le disais au début, la technologie est un moyen et pas une finalité….
