Dans quel délai les comptes annuels d’une entreprise doivent-ils être approuvés par une assemblée générale et publiés à la Centrale des Bilans ?

Article 3:10 Codes des Sociétés et des Associations ( CSA )

Les comptes annuels, dont la publication est prescrite par le CSA, sont déposés par l’organe d’administration à la Banque nationale de Belgique. Ce dépôt a lieu dans les trente jours de l’approbation des comptes annuels, et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice. Si les comptes annuels n’ont pas été approuvés par l’assemblée générale dans ces sept mois, l’organe d’administration de la société doit quand même les publier, dans le respect de l’article 3:3, § 1, alinéa 2 de l’AR CSA. Le dépôt des comptes annuels qui seront ensuite approuvés de façon définitive par l’assemblée générale constitue alors un dépôt rectificatif

La date à laquelle les sociétés doivent soumettre leurs comptes annuels à l’assemblée générale est fixée dans les statuts ( ex : troisième mardi du mois de mai à 18 heures ).

Les comptes annuels doivent être présentés à l’assemblée générale au plus tard six mois après la clôture de l’exercice. Ils doivent être déposés à la Centrale des Bilans ( si le dépôt est obligatoire ) dans un délai de 30 jours de leur approbation.

La décision d’approbation des comptes peut être reportée par décision de l’organe d’administration pour une durée de 3 semaines maximum.

En pratique, comment se passe le dépôt une fois que les comptes ont été approuvés ?

Un fichier Xbrl est envoyé à la Centrale des Bilans et un ordre de paiement avec une communication structurée est généré.

Le compte de la Centrale des bilans doit être crédité dans un délai de 7 jours. Le suivi du statut du dépôt peut être fait sur le site de la BNB.

A partir du 01.01.2022, les attestations de dépôt ( facture de la BNB ) seront envoyées électroniquement.

Les majorations tarifaires

Les majorations tarifaires suivantes sont appliquées :

• 120 Eur pour les petites sociétés à partir du 1^er jour du 9^ème mois suivant la clôture des comptes ( 400 Eur pour les autres )
• 180 Eur pour les petites sociétés à partir du 1^er jour du 10^ème mois suivant la clôture des comptes ( 600 Eur pour les autres )
• 360 Eur pour les petites sociétés à partir du 1^er jour du 13^ème mois suivant la clôture des comptes ( 1200 Eur pour les autres )

Sanctions possibles

• Dissolution judicaire : le tribunal de l’entreprise de l’arrondissement judiciaire dans lequel la société a son siège social peut, à la demande de tout tiers intéressé ou du ministère public et sous réserve d’une régularisation intervenue en cours de procédure, prononcer la dissolution de la société qui n’a pas respecté l’obligation de déposer ses comptes annuels. (source: CSA, art. 2:73))
• Radiation BCE : le service de gestion de la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) est habilité à radier d’office les sociétés qui n’ont pas respecté l’obligation de dépôt de leurs comptes annuels pour au moins trois exercices comptables consécutifs. Ce même service de gestion de la BCE peut effectuer le retrait de la radiation après le dépôt des comptes non-déposés auprès de la Banque nationale.
• Sanction civile : le préjudice subi par les tiers est, sauf preuve du contraire, présumé résulter de cette omission. Il y a donc renversement de la charge de la preuve : c’est à la société qu’il appartient de prouver que l’omission de déposer ses comptes annuels dans le délai légal n’a pas causé le préjudice invoqué par le tiers. ( source: CSA, art. 3:1 )