Pourquoi toutes les entreprises devraient penser à la ( vraie ) dématérialisation ?

Le traitement d’une facture coûte à chaque entreprise 14 Eur.

Ces coûts comprennent les coûts administratifs de traitement ( vérification, classement et paiement ), les coûts liés aux recherches des documents, les coûts de traitement comptable des factures ainsi que leur coût d’archivage.

Le coût de traitement des factures représente donc un montant très important pour les entreprises. Elles ont donc un intérêt évident à chercher des solutions pour les réduire.

Vraie et fausse dématérialisation….

Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles dématérialisent des factures en les scannant et en les transmettant par mail ou en les déposant sur un cloud à leur service comptable.

Il ne s’agit pas d’une réelle dématérialisation puisque ce processus n’a pas un grand intérêt, si ce n’est à localiser les documents papier sur un serveur et, dans une certaine mesure, à en faciliter la recherche.
On admet que ce type de dématérialisation multiplie les impressions plutôt que les réduire. En effet, les documents sont imprimés souvent plusieurs fois dans l’entreprise par différents intervenants.

La vraie dématérialisation est un processus basé non pas sur un format numérique de type pdf, mais un format électronique dans lequel le pdf n’est qu’une représentation graphique du format numérique. On parle alors d’UBL, de format Xml et de différentes plateformes permettant de générer ou de lire ces formats numériques.

Nous ne citerons pas ces plateformes qui sont connues. Des initiatives ont été prises par des concepteurs de logiciels, isolés ou regroupés, voire par des opérateurs institutionnels.

Les bénéfices de la dématérialisation….

Les bénéfices de la ( vraie ) dématérialisation sont multiples, mais nous nous attacherons aux bénéfices en matière d’enregistrement comptable, que ce soit par les services comptables internes ou les fiduciaires.

Si le traitement d’une facture coûte 14 Eur aux entreprises, on peut raisonnablement supposer que les coûts de traitement comptable représentent au moins 25% du coût global. On arrive dans cette hypothèse à 3,50 Eur.

Sur base de tests que nous avons effectués, la dématérialisation va permettre d’accélérer le traitement et l’archivage des documents.
Les logiciels qui traitent ces factures reconnaissent ( de manière informatique et non graphique ) plusieurs champs des factures et effectuent plusieurs contrôles de cohérence ( concordance entre la date et la période comptable, existence de doublons, contrôle de la TVA etc… )

La dématérialisation va permettre d’accroître le contrôle interne dans l’entreprise, puisque l’ensemble des factures va véritablement être analysé par le logiciel de traitement des données et que des étapes d’approbation pourront être mises en place.

Changer les modes classiques de fonctionnement…

Il est donc urgent de modifier le mode de traitement des documents comptables, que ce soit en entreprise ou dans les processus d’externalisation de la comptabilité.

Les entreprises doivent ainsi devenir des acteurs du processus comptable en :

  • mettant les factures à disposition de son service comptable sous un vrai format numérique
  • identifiant les documents pour un traitement ultérieur par le service comptable ( achat, ventes etc… )

Le service comptable interne ou externe va ainsi pouvoir traiter les documents comptables de manière plus régulière et efficace en réduisant le risque d’erreurs de comptabilisation

Les bénéfices collatéraux….

Outre les avantages expliqués ci-dessus, la dématérialisation offre plusieurs avantages non négligeables :

  • l’entreprise conserve ses documents en interne
  • les déplacements sont réduits si l’entreprise fat appel à un service comptable externe
  • du temps et des ressources peuvent être dégagées pour les activités d’analyse ( reporting ) et de conseils

Quelle serait pour nous le mode de fonctionnement idéal ?

On pourrait imaginer un mode de fonctionnement qui permettrait aux deux parties ( la fiduciaire et le client ) d’avoir chacune des bénéfices pour un prix fixé au plus juste.

Le processus serait le suivant :

  • périodicité des enregistrements comptables : saisie mensuelle
  • dépôt et marquage des documents sur plateforme ( achats – ventes – autres documents )
  • utilisation des fichiers codas
  • validation des pièces déposées : J + 1
  • saisie des écritures périodiques ( amortissements, rémunérations, provisions etc… ) : J + 2
  • reporting en ligne : J + 3

On peut raisonnablement fixer comme objectif d’avoir un reporting mensuel entre le 10ème jour et le 15ème jour du mois qui suit, en exposant des coûts extrêmement réduits pour les différents systèmes ( de l’ordre de 10 Eur à 15 Eur / mois )