Chacun le sait, les rémunérations font l’objet de fiches 281.xx établies par les débiteurs de revenus. L’employeur doit transmettre ces fiches dans délais légaux à l’Administration Fiscale via la plateforme Belcotax on web.
L’article 57 Cir 1992 instaure l’obligation d’établissement et d’envoi des fiches 281.10 et 281.20.
A défaut, les montants ne sont pas déductibles dans le chef des débiteurs des revenus.
La Loi du 27.06.2021 ( MB 30.06.2021 ) a étendu les obligations de déclaration à toutes les indemnités
La Loi du 27.06.2021 a jouté un alinéa à l’article 57 Cir 1992.
Cet alinéa stipule en effet ce qui suit :
Des indemnités variables accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais propres réels à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles et d’un état récapitulatif qui sont présentées sous la forme et dans le délai fixés par le Roi.
Cet alinea s’applique pour les remboursements de frais versés à partir du 01.01.2022.
Qu’est-ce qu’un remboursement de frais ?
Le principe de base du régime fiscal relatif aux indemnités accordées en remboursement de frais propres à l’employeur, trouve sa source, en ce qui concerne les travailleurs liés par un contrat de travail, dans l’article 31 du CIR 1992 ( article 31, alinéa 2, 1° du CIR 1992 ) et en ce qui concerne les dirigeants d’entreprise dans l’article 32 Cir 1992 ( article 32, alinéa 2, 1° du CIR 1992 ).
Ces dispositions contiennent, selon la jurisprudence, une présomption juris tantum en vertu de laquelle les indemnités accordées en remboursement de frais par un employeur aux membres de son personnel liés par un contrat de travail et aux dirigeants d’entreprises ne constituent pas des rémunérations imposables.
L’administration fiscale et la jurisprudence en la matière s’accordent à considérer que c’est à l’employeur qu’il incombe de justifier que l’indemnité allouée aux travailleurs l’est en remboursement de dépenses qui lui sont propres.
L’administration fiscale exige donc de l’employeur qu’il rapporte une double preuve. Il doit apporter la preuve que l’indemnité vise à couvrir des frais qui lui sont propres. Cette notion vise une indemnité exposée en raison ou à l’occasion de l’exécution du contrat de travail. En outre, cette indemnité doit couvrir une dépense à caractère professionnel. L’employeur doit en outre prouver que le travailleur a effectivement consacrer l’indemnité pour payer lesdits frais.
Si l’employeur rapporte cette double preuve, l’indemnité de frais est présumée ne pas constituer de la rémunération imposable dans le chef du travailleur ou du dirigeant, pour autant toutefois que le caractère professionnel des dépenses visées par l’indemnité soit établi.
Situation jusqu’au 31.12.2021…
Jusqu’au 31.12.2021, l’obligation de mention du montant de l’indemnité de frais sur les fiches 281.xx ne visait que les remboursements de frais fixes. Cette obligation concernait uniquement les remboursements de frais qui n’étaient pas déterminées sur base de normes sérieuses.
L’entreprise qui avait octroyé des remboursements de frais sur base de normes sérieuses devaient simplement indiquer qu’elle avait remboursé de tels frais mais sans en indiquer le montant ( en cochant la case » Oui – normes sérieuses » ).
Il en était de même pour l’entreprise qui avait remboursé des frais variables sur base de frais réels prouvés ( en cochant la case » Oui – pièces justificatives » )
Cette obligation figure clairement à la page 46 des instructions aux employeurs.
A partir du 01.01.2022, les fiches devront reprendre les toutes indemnités
Les cases » Oui – normes sérieuses » et » Oui – pièces justificatives » existent toujours. Elles ont toutefois été complétées.
Il faut maintenant ajouter le montant de l’indemnité de frais.
Quid en cas d’omission ?
En cas d’omission d’inscription des indemnités variables sur les fiches, il n’y a, pour l’instant, que l’application d’une amende administrative.
On verra si le législateur étendra les sanctions à la non-déductibilité des dépenses ( article 57 Cir 1992 ). On verra aussi s’il fait application d’une taxation en commissions secrètes sur base de l’article 219 Cir 1992.
Comment peut-on diminuer les risques d’omissions ?
Pour limiter les risques d’erreurs ou d’omissions, toute entreprise doit essayer de limiter les indemnités de frais variables.
Il existe un moyen assez simple. Il suffit de donner aux travailleurs une carte de débit au nom de la société. L’employeur pourra ainsi suivre les dépenses de ses travailleurs.
Chacun devrait y trouver son compte, y compris le travailleur. Il n’aura en effet plus à avancer des fonds pour se faire rembourser par la suite.